my tracks in our zone: PERBEDAAN ERP DAN EDI

Sebelum sharing mengenai perbedaan ERP dan EDI, alangkah baiknya kita kenali lebih dulu apa itu ERP dan EDI . .

Kita mulai dengan EDI . .

Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan.

Pengertian EDI

EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).

Tiga tingkat penggunaan EDI :

1)Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

2)Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.

3)Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Cara Kerja EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:

1.Pesan Standar

Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.

2.Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)

Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

3.Komunikasi

Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.

Keuntungan EDI

EDI memperbaiki efisiensi juga menurunkan biaya dan juga keuntungan-keuntungan lain diantaranya:

· Penghematan biaya EDI menekan biaya biaya dalam proses transaksi dan menaikkan efisiensi. Penghematan yang diperoleh dari EDI bisa bersumber dari berbagai bidang seperti: Pengurangan dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi kesalahan,dll. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional. Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor.

· Kenyamanan Pelanggan : Memperbaiki service kepada pelanggan Memperbaiki relasi dengan suplier,pelanggan dan rekan dagang. Memperbaiki kemampuan untuk bersaing secara internasional, sebagai hasil dari penurunan waktu komunikasi dan penurunan kesalahan, waktu design dan pengembangan lebih lebih singkat.

· Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.

· Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.

· Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.

· Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

KELEMAHAN EDI

Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Perusahaan yang menggunakan EDI:

Carrefour Indonesia

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

Uda puas dengan EDI, selanjutnya mari kita lanjut dengan ERP

Definisi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning adalah integrasi dari praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan 'core' proses bisnis dari unit bisnis untuk merangkumkan dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik.
Pada prinsipnya, ERP adalah sebuath gabungan dari

3 buah komponen penting, yaitu: Praktek Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik.

Sederhananya, ERP adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.

Kelebihan Dari ERP :

Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.
Rancangan Perekayasaan.
Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.
Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.
Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.
Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.
Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol dan DSS dengan analisa yang berskala enterprise.
Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.
Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.

Kelemahan dari ERP :

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
Perusahaan pengguna ERP: